Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)
Ab sofort
Aschaffenburg
Deine Aufgaben
- Kalender- und Terminmanagement: Verwaltung und Koordination von Terminen, Meetings und Besprechungen.
- Reiseplanung: Organisation und Buchung von Geschäftsreisen, einschließlich Flügen, Hotels und Transport.
- E-Mail- & Whatsapp-Management: Sortieren und Priorisieren eingehender EMails & Whatsapps, oft auch eigenständiges Beantworten bestimmter Anfragen.
- Protokollführung: Erstellen von Protokollen während Meetings und Nachverfolgung der besprochenen Punkte.
- Controlling-Aufgaben: Unterstützung in der Reduzierung von Kosten und Ausgaben sowie fortlaufende Überwachung und Auswertung vertriebsrelevanter Kennzahlen
- Ansprechpartner für interne und externe Anfragen: Koordinierung und Beantwortung allgemeiner Anfragen an die Geschäftsführung.
- Organisation von Veranstaltungen: Planung und Koordination von internen und externen Veranstaltungen, z. B. Mitarbeiter- oder Kundenevents.
- Einholen und Vergleichen von Angeboten: Einholung von Angeboten für bestimmte Unternehmensbedarfe.
- Verwaltung des Büromaterials: Bestellung und Nachverfolgung von Büromaterial und anderen Ressourcen.
- Einkauf für das Büro: Erledigung von Einkäufen und Besorgungen für den Bürobedarf und ggf. auch private Besorgungen für den Geschäftsführer
- Erstellung von Präsentationen: Gestaltung und Erstellung von Präsentationen für interne und externe Zwecke.
- Verfassen und Bearbeiten von Dokumenten: Unterstützung beim Erstellen, Bearbeiten und Formatieren von Dokumenten und Präsentationen.
- Rechnungswesen: Unterstützung beim Erstellen und Versand von Rechnungen, Zahlungserinnerungen und Mahnungen
- Vorbereitung der Buchhaltungsunterlagen: Vorbereitung von Belegen und Dokumenten für die monatliche Buchhaltung.
- Erstellung von Provisionsabrechnungen: Unterstützung bei der Erstellung von Provisions- und Gehaltsabrechnungen.
- Vorbereitung von Reportings: Erstellung und Zusammenstellung von Berichten und Präsentationen für Geschäftsmeetings.
- Verwaltung von Vertragsdokumenten: Organisation und Nachverfolgung von Verträgen und deren (Kündigungs-)Fristen.
- Recherchearbeiten: Durchführung von Recherchen zu bestimmten Themen und Bereitstellung von Informationsgrundlagen.
- Botengänge und Besorgungen: Erledigung von Botengängen, wie z. B. zur Post oder für Besorgungen fürs Büro.
- Unterstützung im Personalwesen: Unterstützung beim Onboarding neuer Mitarbeiter und bei der Pflege von Personalakten.
- Vorbereitung von Kundengeschenken: Organisation und Versand von Geschenken oder kleinen Aufmerksamkeiten für Kunden.
- Nachbereitung von Meetings: Zusammenfassen und Versenden der MeetingNotizen und Sicherstellen der Nachverfolgung wichtiger To-dos.
Das ist dein Profil
- Organisationstalent: Du verfügst über eine hervorragende Fähigkeit, Prioritäten zu setzen, Termine und Aufgaben im Blick zu behalten und alle Abläufe effizient zu strukturieren.
- Diskretion und Vertrauenswürdigkeit: Du gehst streng vertraulich mit sensiblen Kunden- und Unternehmensdaten um, bis zu 100 % loyal und verschwiegen.
- Belastbarkeit: Du bist in der Lage auch in stressigen Situationen den Überblick und die Ruhe zu bewahren, denkst und handelst stets lösungs- und zielorientiert.
- Hohe Eigenmotivation: Du verfügst über ein hohes Maß an Motivation und Leistungsbereitschaft. Du übst selbst Routineaufgaben mit höchster Sorgfalt und Gewissenhaftigkeit aus.
- EDV-Kenntnisse: Du verfügst über sehr gute Rechtschreib-, MS-Office-, PC und Internet-Kenntnisse. Ferner bist Du geübt darin, im 10-Fingersystem zu schreiben.
- Proaktive Arbeitsweise: Du erkennst eigenständig Aufgaben und Probleme sowie planst und handelst vorausschauend, um die Geschäftsführung zu entlasten.
- Kommunikationsstärke: Du kommunizierst klar und professionell in Wort und Schrift sowohl mit anderen Mitarbeitern als auch mit Kunden und Geschäftspartnern
- Problemlösungskompetenz: Du verfügst über eine ausgesprochene Fähigkeit, Lösungen für aufkommende Herausforderungen und Probleme zu finden und kannst jene eigenständig und effizient lösen
- Mobilität: Du arbeitest lieber im Büro als im Homeoffice und bist aufgeschlossen, die Geschäftsleitung auf Business-Meetings und Veranstaltungen und Seminare (ggfs. auch am Wochenende) zu begleiten.
- Sprachkenntnisse: Du sprichst fließend Deutsch und verfügst optimalerweise über ein verhandlungssicheres Englisch.
Dein Arbeitsumfeld
Du arbeitest in einem hellen, modernen sowie selbstverständlich klimatisierten Büro in unmittelbarer Nähe zum Aschaffenburger Hauptbahnhof. Egal ob Gastronomie, Supermarkt, Fitnessstudio oder Café, alles lässt sich bequem fußläufig in der Pause erreichen. Optional bieten wir Mitarbeiter*innen die Möglichkeit, sich einen Parkplatz zu mieten.
Was du von uns erwarten kannst:
Unbefristeter Arbeitsvertrag
Wir planen langfristig mit Dir. Aus diesem Grund ist die Stelle zur Vertriebsassistenz von Anfang an unbefristet.
Kontinuierliche Weiterbildung
Im Rahmen Deiner Tätigkeit erhältst Du Zugang zu zahlreichen Onlinekursen, Fort- und Weiterbildungsoptionen namhafter Trainer wie z.B. Dirk Kreuter, Tony Robbins und Co.
Ein Junges & motiviertes Team
Nichts macht mehr Spaß als in einem motivierten, erfolgshungrigen Team zu arbeiten, wo jeder noch Lust und Bock hat Gas zu geben.
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